Modul 6-7

Anda ingin membuat surat yang isinya sama tapi dengan tujuan yang berbeda-beda, termasuk alamat dan nama tujuan. Dengan cara biasa Anda bisa saja membuat dokumen tersebut dengan mudah, hanya saja masalahnya akan timbul jika ternyata tujuan para penerima surat tersebut jumlahnya banyak. Mungkinkah Anda mengetikkan satu persatu surat tersebut kemudian memasukkan nama mereka ke dalam bagian Yth. Mungkin saja, kenapa tidak? Tapi betapa repotnya Anda jika harus memasukkan nama- nama tersebut pada bagiannya masing-masing satu-persatu, tidak itu saja, Anda juga akan kerepotan jika ternyata ada bagian dari isi surat yang harus diganti. Akankah Anda menggantinya satu persatu? Ya kalau sudah begini tentu jadi masalah besar bukan? Untunglah Microsoft Word menyediakan fasilitas untuk mempermudah pekerjaan tersebut, namanya Mail Merge

Intinya Mail Megre menawarkan suatu solusi, bahwa jika kita ingin membuat surat
dengan banyak penerima yang berbeda tapi isi surat tersebut sama, maka kita tidak
harus membuat salinan isi surat tersebut sebanyak penerima surat dan menambahkan
satu-persatu nama penerima dan alamatnya pada bagiannya masing-masing.

satu-persatu nama penerima dan alamatnya pada bagiannya masing-masing.
Dengan adanya Mail Merge ini kita dapat dengan mudah menjalani ritual ini. Adapun
prinsipnya adalah kita membuat “Dokumen Master”, membuat daftar penerima surat
yang dimasukkan dalam suatu “variabel” tertentu. Terakhir gabung variabel tersebut ke
dalam dokumen, jadi dah. Singkat kata, yang dibutuhkan untuk membuat mail merge ini
adalah:

1. Dokumen Master, Microsoft Word menyebut ini dengan “Main Dokumen” yaitu
dokumen yang berisi surat tersebut. Dokumen ini merupakan bagian dari surat
tersebut yang isinya sama antara satu penerima dengan penerima lainnya.

2. Data Source, yaitu Suatu file yang berisi informasi untuk digabung dalam Dokumen
Master. Sebagai contoh, daftar nama dan alamat penerima surat serta informasi-
informasi penting lainnya.

Langkah untuk membuat mail marge adalah sebagai berikut :

1. Buat dokumen baru sebagai berikut :

2. Pilih start Mail Marge- steep by step mail marge wizard

3. Pada menu Select Document Type,pilih Letter Pilih Next

4. Pada Select Starting Document pilih option Use The Current Document
,kemudian pilih Next.

5. Pada Select Recipient Pilih Option Type a New List,kemudian pilih Create.

6. Pada New Address List , tekan tombol Customize Columns

7. Di sub menu Customize Address List tekan tombol Add .

8. Tambahkan Field Names : Nama dan Departemen,sedangkan untuk Field
Name yang lain bias dihapus dengan tombol Delete.

9. Jika sudah ditambah tekan tombol OK.

10. Isikan nama-nama seperti di atas di Sub Menu New Address List

11. Simpan daftar alamat tadi dengan nama daftarnama

12. Kembali ke Kotak Dialog Mail Merge Tekan Tombol Next untuk ke Step 4.

13. Pada Kotak Dialog Write Your Letter,pilih More Items sehingga mincul sub
menu sbb :

14. Drag dan Drom Field Nama dan Departemen ke Dokumen Utama ke Kolom
yang bersesuain kemudian tekan tombol Insert.

15. Pada Kotak Dialog Mail Merge tekan tombol Next

16. Di Sub Menu Preview your Letter klik tombolPanah ke Kanan dan Ke Kiri
untuk melihat hasilnya

17. Untuk Mengakhiri Mail Merge di Kotak dialog pilih Next.

Kelompok Menu yang Berhubungan dengan Mail Merge adalah sbb:

 

Sumber http://unggulutansufandi.com/